需求建議書(shū)怎么寫(xiě)
建議書(shū)的結(jié)構(gòu)和格式
1、標(biāo)題
2、稱謂
3、正文(開(kāi)頭部分，主體部分，結(jié)尾部分)
4、署名及時(shí)間
指導(dǎo)方針
需求建議書(shū)必須說(shuō)明項(xiàng)目目標(biāo)(project objective)或目的，包括任何可能對(duì)承約商有用的合理信息或背景信息，以便承約商可以準(zhǔn)備相應(yīng)的建議書(shū)。對(duì)外起草一份正式的需求建議書(shū)，有如下的指導(dǎo)方針:
(1)需求建議書(shū)必須提供工作陳述(statement of work,SOW)
(2)需求建議書(shū)中必須包含客戶要求(customer requirements)定義好規(guī)格和屬性。
(3)需求建議書(shū)中應(yīng)當(dāng)說(shuō)明客戶期望承約商或者項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)提供什么樣的交付物。
(4)需求建議書(shū)中應(yīng)當(dāng)列明任何應(yīng)由客戶提供的物品。
(5)需求建議書(shū)中可能要說(shuō)明需要客戶審批的內(nèi)容。
(6)某些需求建議書(shū)中會(huì)提到顧客想用的合同類型。
(7)需求建議書(shū)可能會(huì)表明顧客想用的付款方式。
(8)需求建議書(shū)應(yīng)當(dāng)表明項(xiàng)目完成所要求的進(jìn)度計(jì)劃。
(9)需求建議書(shū)應(yīng)當(dāng)指導(dǎo)并說(shuō)明承約商申請(qǐng)書(shū)的格式和內(nèi)容。
(10)需求建議書(shū)應(yīng)當(dāng)指出客戶希望潛在承約商提交申請(qǐng)書(shū)的最后期限。
(11)需求建議書(shū)可能會(huì)包含評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)。
需求建議書(shū)的必要性
需求建議書(shū)(RFP)是項(xiàng)目客戶與開(kāi)發(fā)商建立正式聯(lián)系的第一份書(shū)面文件，也叫招標(biāo)書(shū)。一般由項(xiàng)目的客戶自己起草，主要描述客戶的需求、條件以及對(duì)項(xiàng)目任務(wù)的具體要求，向可能的開(kāi)發(fā)商發(fā)送。 需求建議書(shū)是客戶為確保供應(yīng)商理解項(xiàng)目的需求，并在此基礎(chǔ)上提供項(xiàng)目建議書(shū)而編制的需求規(guī)范。雖然它不能確保客戶據(jù)此就能獲得理想的解決方案，但卻可以幫助客戶發(fā)現(xiàn)那些盡可能接近自身需求的系統(tǒng)準(zhǔn)備。其 目的是從客戶自身的角度出發(fā)，通過(guò)全面、詳細(xì)地陳述，使開(kāi)發(fā)商或項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)理解客戶所希望的是什么，以可行的價(jià)格滿足客戶的已識(shí)別的需求。
對(duì)于一些預(yù)算較少的客戶，開(kāi)發(fā)商往往不愿意花精力準(zhǔn)備正式的方案建議書(shū)，這種情況下，客戶的需求建議書(shū)就變得很重要。事實(shí)上，項(xiàng)目無(wú)論大小，都需要編寫(xiě)需求建議書(shū)。
第一，需求建議書(shū)需要描述用戶的目標(biāo)與需求。編制需求建議書(shū)的過(guò)程也是客戶進(jìn)一步明確自己的目標(biāo)與需求的過(guò)程，并以此建立起客戶與供應(yīng)商進(jìn)行深人溝通的橋梁。即使因?yàn)楦鞣N原因使得供應(yīng)商看不到或不愿響應(yīng)需求建議書(shū)，這種努力也是值得付出的。
第二，需求建議書(shū)可節(jié)省選型的時(shí)間，并使得對(duì)各供應(yīng)商之間的比較變得更容易。客戶提供給所有競(jìng)標(biāo)供應(yīng)商的信息都是一樣的，避免了跟各開(kāi)發(fā)商的重復(fù)溝通，同時(shí)，有需求建議書(shū)作為基準(zhǔn)，客戶可以約束各開(kāi)發(fā)商以一致的格式提交方案建議書(shū)，以提高各供應(yīng)商之間的可比性。
第三，需求建議書(shū)可以避免一些潛在的疏漏。在準(zhǔn)備需求建議書(shū)時(shí)，客戶往往會(huì)因?yàn)樘^(guò)關(guān)注具體細(xì)節(jié)而忽略了一些重要的因素。收到需求建議書(shū)后，有的供應(yīng)商可能會(huì)主動(dòng)對(duì)這樣的疏漏提出質(zhì)疑以提醒客戶。還有些開(kāi)發(fā)商為了使自己的方案建議書(shū)更具有吸引力，甚至?xí)岢鲆恍┬枨蠼ㄗh書(shū)沒(méi)有涉及的好想法來(lái)拓展客戶的思路。
編寫(xiě)需求建議書(shū)的一般原則
需求建議書(shū)應(yīng)該由用戶編寫(xiě)，但各種客觀因素的限制，實(shí)際上很難做到。所以，很多時(shí)候都是由用戶與項(xiàng)目小組共同編寫(xiě)。編寫(xiě)項(xiàng)目需求說(shuō)明的J過(guò)程也是項(xiàng)目小組帶領(lǐng)客戶進(jìn)入項(xiàng)目需求啟發(fā)的過(guò)程。編寫(xiě)優(yōu)秀的項(xiàng)目需求[建議書(shū)沒(méi)有公式化的方法，需要大量的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)。以下是編寫(xiě)需求建議書(shū)需要把握的幾個(gè)原則:
(1)需求應(yīng)該是正確的。每個(gè)需求必須精確描述要交付的功能。確定需求內(nèi)容是否正確，需要用戶的代表來(lái)參與確認(rèn)，由他們檢查、決定用戶需[求的正確性。沒(méi)有用戶的需求檢查就會(huì)導(dǎo)致很多項(xiàng)目實(shí)施中的問(wèn)題出現(xiàn)。例如用戶會(huì)說(shuō):"這不是我們要的東西";"你沒(méi)明白我們的意思"，等等。
(2)需求應(yīng)該是可行的。項(xiàng)目的需求應(yīng)該在有限的資源(已知的能力、有限的系統(tǒng)及其環(huán)境)下是可實(shí)現(xiàn)的。為了避免需求的不可行性，在需求分析階段應(yīng)該有核心技術(shù)人員參與，檢查在技術(shù)上什么能做、什么不能做，哪些需要額外的付出等。
(3)需求內(nèi)容應(yīng)該是必要的。需求建議書(shū)中的每個(gè)需求都應(yīng)該有相應(yīng)[的出處，即說(shuō)明什么是客戶確實(shí)需要的，什么要順應(yīng)于外部的需求、接口或標(biāo)準(zhǔn)。如果不能標(biāo)識(shí)出處，則可能這個(gè)需求不是真正需要的。
(4)需求內(nèi)容應(yīng)該有優(yōu)先權(quán)。優(yōu)先權(quán)是由客戶或其代理及項(xiàng)目小組共同商討后建立的。如果所有的需求都被視為同等重要，那么在開(kāi)發(fā)中遇到預(yù)t算削減、計(jì)劃超時(shí)或組員的離開(kāi)而導(dǎo)致新的需求時(shí)，項(xiàng)目經(jīng)理將無(wú)所適從。一般優(yōu)先權(quán)有以下三個(gè)級(jí)別。
1)高優(yōu)先權(quán)，表明需求必須體現(xiàn)在本階段項(xiàng)目的成果中或這個(gè)產(chǎn)品的版本中。
2)中優(yōu)先權(quán)，表明需求是必須的，但是如果需要可以推遲到晚一些的產(chǎn)品版本中。
3)低優(yōu)先權(quán)，表明有它很好，但我們必須認(rèn)識(shí)到如果沒(méi)有充足的時(shí)間或資源，它可以被放棄掉。
(5)需求內(nèi)容應(yīng)該是明確的。需求不該有歧義，要避免使用一些對(duì)于擬訂項(xiàng)目需求建議書(shū)的.人很清楚，但對(duì)于其他人模糊不清的詞匯。如:用戶友好性，容易，簡(jiǎn)單，快速，有效，幾個(gè)，藝術(shù)級(jí)，改善的，最大，最小等等。每寫(xiě)一個(gè)需要都應(yīng)簡(jiǎn)潔、直觀地采用用戶熟知的語(yǔ)言，而不要采用計(jì)算機(jī)術(shù)語(yǔ)。
需求建議書(shū)例子
例:某企業(yè)項(xiàng)目管理軟件開(kāi)發(fā)項(xiàng)目需求建議書(shū)
有關(guān)單位:某企業(yè)(甲方)由于業(yè)務(wù)發(fā)展的需要，決定采用項(xiàng)目管理的方式進(jìn)行管理，為了更有效地對(duì)項(xiàng)目的執(zhí)行過(guò)程進(jìn)行控制，該企業(yè)決定開(kāi)發(fā)一套項(xiàng)目管理軟件以滿足這一需要。
1.工作表述
開(kāi)發(fā)商將執(zhí)行下面任務(wù):開(kāi)發(fā)項(xiàng)目管理軟件。
開(kāi)發(fā)項(xiàng)目管理軟件的主要功能包括項(xiàng)目及工作信息的錄入、項(xiàng)目網(wǎng)絡(luò)計(jì)劃圖的繪制、項(xiàng)目時(shí)間計(jì)劃的安排、甘特圖計(jì)劃的制定、項(xiàng)目執(zhí)行信息的錄入與分析及各種計(jì)劃報(bào)表的輸出等功能。
2.要求
開(kāi)發(fā)商應(yīng)根據(jù)國(guó)家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，提供開(kāi)發(fā)計(jì)劃和實(shí)施方案。
3.交付物
符合甲方要求的項(xiàng)目管理軟件。
4.甲方提供的條款
甲方將幫助開(kāi)發(fā)商熟悉項(xiàng)目管理流程。
5.合同類型
合同必須以一個(gè)商定的價(jià)格，給提供滿足需求建議書(shū)要求工作的開(kāi)發(fā)商付款。
6.到期日
開(kāi)發(fā)商必須在2004年11月30日以前提交5份申請(qǐng)書(shū)備份。
7.時(shí)間表
甲方希望在2004年12月25日前選中一家開(kāi)發(fā)商。這個(gè)項(xiàng)目需要完成的時(shí)限是20-25周，從2005年1月1日開(kāi)始實(shí)施項(xiàng)目，要求軟件正式驗(yàn)收前試運(yùn)行4周以上的時(shí)間，并根據(jù)試運(yùn)行情況進(jìn)行適當(dāng)修改。
8.付款方式
當(dāng)項(xiàng)目完成了1/3時(shí)付總額的1/3。
當(dāng)項(xiàng)目完成了2/3時(shí)再付總額的1/3。
當(dāng)甲方已經(jīng)滿意于項(xiàng)目100%的完成，并且開(kāi)發(fā)商已經(jīng)履行了全部契約義務(wù)時(shí)再付出總額的1/3。
9.申請(qǐng)書(shū)內(nèi)容(開(kāi)發(fā)商的申請(qǐng)書(shū)至少包括如下內(nèi)容)
(1)方法。開(kāi)發(fā)商能清晰地理解需求建議書(shū)，理解什么是被期望達(dá)到的要求。而且要詳細(xì)描述開(kāi)發(fā)商領(lǐng)導(dǎo)項(xiàng)目的方法，要求對(duì)每個(gè)任務(wù)的詳細(xì)描述，任務(wù)如何完成的詳細(xì)描述。
(2)交付物。開(kāi)發(fā)商要提供交付物的詳細(xì)描述。
(3)進(jìn)度計(jì)劃。列出甘特圖或網(wǎng)絡(luò)圖表，列出每月要執(zhí)行的詳細(xì)任務(wù)的時(shí)間表，以便在要求的項(xiàng)目完成日期內(nèi)能夠完成項(xiàng)目。
(4)經(jīng)驗(yàn)。敘述一下開(kāi)發(fā)商最近已經(jīng)執(zhí)行的項(xiàng)目，包括客戶姓名、地址和電話號(hào)碼。
(5)人事安排。列出將被指定為項(xiàng)目主要負(fù)責(zé)人的姓名和詳細(xì)簡(jiǎn)歷，以及他們?cè)陬愃祈?xiàng)目中的成績(jī)。
(6)成本。必須說(shuō)明總成本并提供一份項(xiàng)目的預(yù)算清單。
10.申請(qǐng)書(shū)評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)
(1)方案(30%)。開(kāi)發(fā)商提出建設(shè)方案。
(2)經(jīng)驗(yàn)(30%)。被指定執(zhí)行此項(xiàng)目的開(kāi)發(fā)商和主要負(fù)責(zé)人的執(zhí)行類
似項(xiàng)目的經(jīng)驗(yàn)。
(3)成本(30%)。開(kāi)發(fā)商申請(qǐng)書(shū)中所列的固定成本。
(4)進(jìn)度計(jì)劃(10%)。為了要在項(xiàng)目完成之日或在此日期之前完成項(xiàng)目，開(kāi)發(fā)商應(yīng)提供詳細(xì)的施工計(jì)劃。
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