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公司例會管理制度

1、總則

公司例會管理制度

1.1、推廣“問題法”管理，即通過找問題、分析問題和解決問題，來提高公

司水平；

1.2、實(shí)現(xiàn)有效管理，促進(jìn)公司各部門之間的溝通和協(xié)調(diào)； 1.3、提高各部門的工作效率，追蹤各部門的工作進(jìn)度； 1.4、集思廣益，提出改進(jìn)性及開展性的工作文案；

1.5、協(xié)調(diào)各部門的工作方法、工作進(jìn)度、人員及設(shè)備的調(diào)配。 2、參加人員

2.1、公司全體會議：公司全體人員；

2.2、管理層會議：總經(jīng)理、副總經(jīng)理、總工、各部門負(fù)責(zé)人及儲備干部； 2.3、部門會議：主管副總（總工）、技術(shù)部、部門全體人員。 3、會議時(shí)間和地點(diǎn) 3.1、時(shí)間和地點(diǎn)安排： 3.2、管理層會議由總經(jīng)理主持，若總經(jīng)理不在，由總經(jīng)理指定人員主持；部

門會議由部門負(fù)責(zé)人主持，若部門負(fù)責(zé)人不在，改會期召開。

4、會議內(nèi)容及要求

內(nèi)容

4.1、公司全體會議：

4.1.1、公司重要事宜的安排； 4.1.2、公司重要信息的發(fā)布；

4.2、管理層會議：

4.1.1、對涉及部門較多，且對公司整體有影響的問題進(jìn)行整體討論；

4.1.2、各部門工作進(jìn)展情況，存在的問題及分析原因；

4.1.3、對公司重要事宜的告知；

4.1.4、對公司發(fā)展的建議；

4.3、部門會議：

4.3.1、對涉及部門內(nèi)部的重要技術(shù)及政策的信息告知；

4.3.2、對部門內(nèi)工作進(jìn)展，存在問題的討論和解決；

4.3.3、設(shè)計(jì)審查、技術(shù)交流、技術(shù)考察及業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)后相關(guān)信息的匯報(bào)；

4.3.4、部門工作中技術(shù)問題的研討；若會上暫時(shí)解決不了的，應(yīng)提出解決方

案或?qū)Σ摺?/p>

4.3.5、一周任務(wù)安排；

要求

4.4.1、參會人員不得遲到、早退、中途離場；

4.4.2、特殊情況需請假者，必須提前告知主持者；

4.4.3、參會人員通訊工具應(yīng)調(diào)為無聲或關(guān)機(jī)狀態(tài)，若有重要來電，請示

意主持者，批準(zhǔn)后可外出接聽；

4.4.4、參會人員發(fā)言必須簡單扼要，必須要做到提前準(zhǔn)備，部門發(fā)言不

得超過10分鐘；

4.4.5、管理層及各部門會議時(shí)間不得超過一小時(shí)；

4.4.6、管理層會議需所有到會者簽到登記，登記表人力行政部留存；

4.4.7、管理層會議記錄由人力行政部負(fù)責(zé)，各部門會議記錄由主持人負(fù)

責(zé)；

4.4.8、參會人員都要盡量發(fā)言，公司例會執(zhí)行情況，作為職工定量考核

的一個(gè)方面；

4.4.9、對應(yīng)參會而未參會人員應(yīng)將會議內(nèi)容進(jìn)行告知，管理層會議由人

力行政部告知，部門例會由主持人告知。

5、附表

《會議簽到表》《會議紀(jì)要》

6、本制度自簽發(fā)之日起執(zhí)行。

會議簽到表

主持人：記錄人：會議名稱：會議地點(diǎn)：

公司例會會議記要

會議時(shí)間：會議地點(diǎn)：會議主持人：會議參會人員：會議記要：一：各部門情況：

二：會議重點(diǎn)：

公司例會管理制度 [篇2]

第一章總則

第一條為使鑫科集團(tuán)公司（以下簡稱“公司”）的會議管理規(guī)范化和有序化，提高會議的效率，特制定本辦法。

第二條會議本著精減、有效、節(jié)儉原則運(yùn)行。

第二章會議形式

第三條總裁辦公會

（一）出席人員：總裁、執(zhí)行總裁、行政總監(jiān)、營銷總監(jiān)、產(chǎn)業(yè)總監(jiān)、財(cái)務(wù)總監(jiān)、人力資源部部長、財(cái)務(wù)部部長、總裁辦主任、總裁秘書、各事業(yè)部總經(jīng)理等常設(shè)成員。

（二）周期：根據(jù)需要隨時(shí)召開；

（三）會議內(nèi)容：公司經(jīng)營計(jì)劃事項(xiàng)，公司管理制度和管理辦法的擬定和審核事項(xiàng)，人事管理事項(xiàng)，公司合理化建議管理事項(xiàng)，公司其他重大經(jīng)營決策和管理問題等。

（四）主持人：總裁。

第四條總裁質(zhì)詢會

（一）出席人員：總裁、執(zhí)行總裁、行政總監(jiān)、營銷總監(jiān)、產(chǎn)業(yè)總監(jiān)、財(cái)務(wù)總監(jiān)、人力資源部部長、財(cái)務(wù)部部長、總裁辦主任、總裁秘書、各事業(yè)部總經(jīng)理等常設(shè)成員；

（二）周期：每周一次；

（三）會議內(nèi)容：上周業(yè)務(wù)工作總結(jié)、下周業(yè)務(wù)工作安排、公司情況傳達(dá)；

（四）主持人：總裁或執(zhí)行總裁

第五條全體員工會議

（一）出席人員：公司全體員工；

（二）周期：每半年或一年、或不定期；

（三）會議內(nèi)容：公司經(jīng)營、管理情況通報(bào)，討論職工關(guān)心的切身利益問題、與公司發(fā)展相關(guān)的合理化建議；

（四）主持人：總裁。

第六條每周晨會

（一）內(nèi)容：對本周重大工作事項(xiàng)進(jìn)行統(tǒng)一安排，協(xié)調(diào)跨部門工作；

（二）出席人員：總裁、執(zhí)行總裁、各相應(yīng)總監(jiān)、各職能部門部長、各事業(yè)部總經(jīng)理、公司內(nèi)其他的重要人員等；

（三）主持人：總裁；

（四）周期：每周周初

第七條工作匯報(bào)會

（一）內(nèi)容：下級向上級匯報(bào)指定內(nèi)容；

（二）出席人員：上下級或有關(guān)責(zé)任人；

（三）主持人：上級主管；

（四）周期：定期或不定期。

第八條專題會議

（一）內(nèi)容：某一問題討論和商定；

（二）出席人員：有關(guān)人員；

（三）主持人：相關(guān)主管；

（四）周期：不定期或定期。

第九條各部門會期必須服從公司統(tǒng)一安排，各部門小會不應(yīng)安排在公司例會同期召開，（與會人員不發(fā)生時(shí)間上的沖突除外）應(yīng)堅(jiān)持小會服從大會，局部服從整體的原則。

第三章會議組織

第十條會議程序

一般而言，公司的會議組織過程包括以下幾個(gè)步驟：

（一）確立會議議題；

（二）安排會議議程；

（三）發(fā)出會議通知；（四）會務(wù)準(zhǔn)備；

（五）做會議記錄和攝像、錄音；（六）整理會議紀(jì)要、決議；（七）相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)閱改、簽批；

（八）印發(fā)有關(guān)部門、人員，并歸檔。第十一條確立會議議題

會議的議題可能有以下的來源：公司領(lǐng)導(dǎo)提出和各部門提出，總裁辦收集等。經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)同意，即可召開會議。

第十二條對定期的常規(guī)會議，在會前應(yīng)明確該次會議主題和臨時(shí)出席或列席人員。

對不定期的重要會議，承辦人應(yīng)提出會議企劃報(bào)告，該報(bào)告包括：

1、會議名稱；2、會議主旨和目標(biāo)；3、會議議項(xiàng)；4、會議時(shí)間；5、會議議程；6、會議主持人；7、出席人員（名單）；8、會議財(cái)務(wù)（支出收入）預(yù)算；9、現(xiàn)有籌備情況及進(jìn)展；10、籌劃備時(shí)間進(jìn)度等。

該報(bào)告批準(zhǔn)后方執(zhí)行。第十三條提前發(fā)出會議通知

（一）通知內(nèi)容包括：時(shí)間、地點(diǎn)、出席人、議題、議程、編組等；（二）方式：由會議承辦人通過口頭或書面形式發(fā)出，注意口頭僅適用于例會召開的確認(rèn)；

（三）出席會議的重要或主要人員，應(yīng)通過電話等方式確認(rèn)是否能如期出席，并做出相應(yīng)安排。

（四）通知時(shí)間：根據(jù)會議要項(xiàng)擬訂會議通知，并提前發(fā)送。第十四條會務(wù)準(zhǔn)備

會務(wù)準(zhǔn)備包括以下內(nèi)容：會議場所布置座次布局、會議需用設(shè)備的準(zhǔn)備與調(diào)試、出席者主賓座次銘牌、資料袋（內(nèi)裝鉛筆和記錄紙）、簽到簿、備用桌椅、墨水、電源插頭和延長線、麥克風(fēng)和播放系統(tǒng)、錄音工具、茶水、飲料、水果或點(diǎn)心，

投影儀、幻燈片和白板或黑板等。

根據(jù)會議的內(nèi)容和性質(zhì)的不同進(jìn)行相應(yīng)的準(zhǔn)備。

第十五條各部門召開本部門會議，由本部門指定負(fù)責(zé)會議紀(jì)要的起草人。幾個(gè)部門召開聯(lián)席會議，由幾個(gè)部門協(xié)商指定一個(gè)部門負(fù)責(zé)起草會議紀(jì)要，且在會議室使用時(shí)間登記表上登記會議的召集人或主持人。

一個(gè)部門召集，其他部門參加的，由召集的部門負(fù)責(zé)會議紀(jì)要的起草工作。

第十六條各部門起草會議紀(jì)要的內(nèi)容要求：（一）必須全面記錄會議的內(nèi)容；

（二）必須準(zhǔn)確記錄與會人的意見，不能以個(gè)人的喜好、觀點(diǎn)而增刪內(nèi)容，或加入記錄人自己的觀點(diǎn)；

（三）會議紀(jì)要必須做到全而精，要詳略得當(dāng)，重點(diǎn)突出；

（四）起草會議紀(jì)要應(yīng)采用打印體（其正文部分字體要求是宋體小四號）；時(shí)間緊急的情況也可采用手寫體；但為了長久保持要求用墨水筆寫，同時(shí)要保持紙面清潔；

（五）會議紀(jì)要應(yīng)在會后的三天之內(nèi)提交總裁辦存檔；

（六）會議紀(jì)要一般要由總裁或執(zhí)行總裁簽發(fā)，重要決議必須經(jīng)所有參會人員閱讀簽字后存檔。

第四章會議效率管理

第十七條判斷會議效率的高低有以下的標(biāo)準(zhǔn)：（一）會議是否按預(yù)期進(jìn)行（二）目的及議題是否清晰，是否徹底討論（三）會場準(zhǔn)備是否完善（四）資料是否齊全（五）會議日程是否有計(jì)劃性（六）參加者是否預(yù)先了解主題（七）討論離題是否嚴(yán)重

（八）會議氣氛是否熱烈（九）建設(shè)性發(fā)言數(shù)量（十）是否得出結(jié)論或?qū)Σ?第十八條提高會議效率的要領(lǐng) （一）要嚴(yán)格遵守會議的開始時(shí)間；

（二）要在開頭就議題的要旨做一番簡潔的說明；

（三）要把會議事項(xiàng)的進(jìn)行順序與時(shí)間的分配預(yù)先告知與會者；（四）在會議進(jìn)行中要注意如下事項(xiàng)：

1. 發(fā)言內(nèi)容是否偏離了議題? 2. 發(fā)言內(nèi)容是否出于個(gè)人的利害? 3. 是否全體人員都專心聆聽發(fā)言? 4. 發(fā)言的內(nèi)容是否朝著結(jié)論推進(jìn)? （五）應(yīng)當(dāng)引導(dǎo)在預(yù)定時(shí)間內(nèi)做出結(jié)論；

（六）在必須延長會議時(shí)間時(shí)，應(yīng)取得大家的同意，并決定延長的時(shí)間；（七）應(yīng)當(dāng)把整理出來的結(jié)論交給全體人員表決確認(rèn)；（八）應(yīng)當(dāng)把決議付諸實(shí)行的程序理出，加以確認(rèn)。第十九條會議禁忌事項(xiàng)

（一）發(fā)言時(shí)不可長篇大論，滔滔不絕；（二）不可取用不正確的資料；（三）不可打斷他人的發(fā)言；（四）不要中途離席。第二十條會議管理技巧

（一）控制出席人數(shù)，與會無關(guān)者不參加；（二）每次會議須明確主題；

（三）對重大或有分歧的議題，在會議上爭執(zhí)不下時(shí)，主持人應(yīng)及時(shí)制止且擱置該問題，會后再議；

（四）會議發(fā)言應(yīng)言簡意賅，相對控制每位發(fā)言時(shí)間；

（五）對多個(gè)議題的會議，每段時(shí)間只集中充分地討論其中一個(gè)議項(xiàng)。主持人可在每一議項(xiàng)或每隔一段發(fā)言時(shí)間做出小結(jié)，及時(shí)做出決定。

第五章會議室管理

第二十一條會議室使用登記手續(xù)

（一）凡需用會議室的部門及人員須提前做預(yù)約登記手續(xù)；（二）會議室預(yù)約登記手續(xù)由總裁辦辦理；（三）會議結(jié)束后將會議紀(jì)要送總裁辦備案。第二十二條會議室必備的物品、用品和環(huán)境（一）會議室備有會議桌、椅；（二）會議室備有飲水機(jī)；

（三）會務(wù)準(zhǔn)備有特殊要求的，請與總裁辦協(xié)商；（四）會議室保潔。

第二十三條會議室使用環(huán)境衛(wèi)生的要求（一）注意保持會議室的環(huán)境衛(wèi)生；（二）嚴(yán)禁在會議室吃東西；

（三）嚴(yán)禁在會議室及桌面，堆放與會議室配套物品無關(guān)的設(shè)施；（四）嚴(yán)禁在會議室處理與工作無關(guān)的事情。

第二十四條會議室維護(hù)費(fèi)用由總裁辦編制預(yù)算并執(zhí)行。