公司標(biāo)準(zhǔn)行文規(guī)定
公司標(biāo)準(zhǔn)行文規(guī)定1
一、目的
為規(guī)范公司文件編制、確保公文處理的標(biāo)準(zhǔn)化，特制定本規(guī)定。
二、范圍
本規(guī)定適用于公司對(duì)內(nèi)、對(duì)外公文的管理。
三、職責(zé)
1、公司行政人力資源部負(fù)責(zé)公司公文歸口的管理部門，為內(nèi)部行業(yè)的統(tǒng)一編號(hào)及內(nèi)外公文的統(tǒng)一歸檔；
2、各部門領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)本部門的公文擬稿；
3、各部門主管領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)對(duì)本部門對(duì)內(nèi)、對(duì)外行文的審核；
4、總經(jīng)理負(fù)責(zé)公司對(duì)內(nèi)、對(duì)外行文的簽批。
四、發(fā)文分類
公司內(nèi)部發(fā)文為各項(xiàng)規(guī)章制度、公務(wù)文書、事務(wù)性文件。各項(xiàng)規(guī)章制度：公司在管理中依照?qǐng)?zhí)行的各項(xiàng)制度（規(guī)定/辦法/準(zhǔn)則/政策/措施）等；公務(wù)文書：請(qǐng)示（申請(qǐng)）、報(bào)告、通知、通報(bào)、通告、決議、決定、函、會(huì)議紀(jì)要等；事務(wù)性文件：說明、各類統(tǒng)計(jì)報(bào)表等；
公司外部文件為接到的信函、公文、傳真等。
1、規(guī)定/辦法/準(zhǔn)則/政策/措施：對(duì)特定范圍內(nèi)的'工作和事務(wù)制定具有約束力的行為規(guī)范、規(guī)章制度；
2、請(qǐng)示（申請(qǐng)）：用于下級(jí)向上級(jí)或政府部門請(qǐng)求批示、批準(zhǔn)、批復(fù)的事項(xiàng)；
3、報(bào)告：向上級(jí)匯報(bào)工作、反映情況、提出意見或建議，答復(fù)上級(jí)的詢問；
4、通知：傳達(dá)公司指示、要求，告知各部門辦理中需要的事情；
5、通報(bào)：公司認(rèn)定的，表彰先進(jìn)、好人好事、或批評(píng)錯(cuò)誤、或傳達(dá)情況；
6、通告：公開發(fā)布、全體員工應(yīng)當(dāng)遵守或周知的事項(xiàng)；
7、決議：經(jīng)過會(huì)議討論通過，要求貫徹執(zhí)行的事項(xiàng)；
8、決定：對(duì)重要事項(xiàng)或重大行動(dòng)做出安排，對(duì)有關(guān)部門及人員的獎(jiǎng)懲，組織變更或人事任免等；
9、函：于對(duì)外溝通，用于對(duì)外溝通、和外部業(yè)務(wù)單位相互商洽，聯(lián)系工作的，或稱公函（可不受行文規(guī)定擬定）；
10、會(huì)議紀(jì)要：用于各類會(huì)議的記錄、整理與總結(jié)；
11、說明、表格：用于日常事務(wù)工作，由撰寫部門領(lǐng)導(dǎo)決定是否受行文進(jìn)行制定；
五、發(fā)文格式
1、公司統(tǒng)一文字排版上下邊距為2.2cm，左右邊距為2.0cm，表格排版上下左右邊距為2cm；
2、文字版頭標(biāo)題為二號(hào)、宋體加黑、居中，正文為小四、宋體；表格版標(biāo)題為二號(hào)、宋體加黑，表內(nèi)文字為五號(hào)、宋體；
3、文字行距1.5倍行距；段落設(shè)置一般為首行縮進(jìn)2個(gè)字符；
4、文本中所有的符號(hào)、數(shù)字、英文均選用Times New Roman體；
5、頁眉頁腳：
對(duì)內(nèi)行文頁眉靠左“北京中農(nóng)可信生化科技發(fā)展有限公司”靠右“XXX管理文件KX-XX-001(編號(hào)格式見本規(guī)定附錄)”；頁腳格式均為“第X頁，共X頁”，頁眉、頁腳均使用宋體小五號(hào)字，不加粗、帶格式線；
對(duì)外行文頁眉靠右“北京中農(nóng)可信生化科技發(fā)展有限公司”；頁腳同對(duì)內(nèi)行文；
6、落款為4號(hào)、宋體、加黑，發(fā)文單位寫在公文下面偏右，寫全稱；發(fā)文日期在發(fā)文單位下面向右錯(cuò)開，寫全年月日，日期為發(fā)文公布日為準(zhǔn)；
7、發(fā)文中有附件，應(yīng)在正文后、落款前，注明附件數(shù)及附件名稱；
六、行文要素要求
1、標(biāo)準(zhǔn)發(fā)文即為紅頭文件的形式，除第五條的各項(xiàng)外，包括發(fā)文部門、秘密等級(jí)、緊急程度、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人、主送部門、抄送部門、主題詞。其中：
文件按密級(jí)分為“普通”、“秘密”、“機(jī)密”三級(jí)；普通指在工作當(dāng)中隨時(shí)讓員工
可以借閱、查看、了解的文件資料；秘密指在一定的時(shí)間和范圍內(nèi)，需加以限制、保護(hù)，避免外界知悉的保密性文件資料；機(jī)密指關(guān)系到公司的利益，依照公司的規(guī)定，在一定時(shí)間只限一定范圍的人員知悉的保密性文件資料；涉及公司保密的文件應(yīng)當(dāng)標(biāo)明密級(jí)，其中秘密、機(jī)密文件還應(yīng)當(dāng)標(biāo)明份數(shù)、序號(hào)。
對(duì)于公司保密文件的執(zhí)行屬于保密協(xié)議中的一項(xiàng)要求，公司人員嚴(yán)格遵守保密協(xié)議中提及的各項(xiàng)；文件按緊急程度分為：“急件”、“一般”；急件需立即辦理；一般文件可根據(jù)崗位工作進(jìn)展調(diào)整辦理時(shí)間；
發(fā)文字號(hào)以公司關(guān)鍵字縮寫、年份、發(fā)文序號(hào)組合在一起：可信（20xx）XX號(hào)（字體：宋體；字號(hào)：5號(hào)，其他符號(hào)：用Times New Roman體，5號(hào)）各部門頻布公文時(shí)，應(yīng)向行政人力資源部申請(qǐng)文件編號(hào)；
2、主送、抄送部門，屬上級(jí)的列入主送，平級(jí)或下級(jí)列入抄送；
3、所有發(fā)布文件，除封皮隱藏頁碼外，其他頁數(shù)一律設(shè)置頁碼，頁碼設(shè)置在每頁的右側(cè)。
七、發(fā)文管理
1、發(fā)文按照編制→審核→批準(zhǔn)→發(fā)放→學(xué)習(xí)與執(zhí)行→作廢的程序進(jìn)行管理。
2、文件編制、審核、批準(zhǔn)流程：
制度→所屬部門領(lǐng)導(dǎo)編寫→主管領(lǐng)導(dǎo)審核→總經(jīng)理批準(zhǔn)→行政人力資源部發(fā)布；通知、通報(bào)、通告、決議、決定→行政人力資源部編制→主管領(lǐng)導(dǎo)審批→行政人力資源部發(fā)放；
會(huì)議紀(jì)要→會(huì)議紀(jì)要員編制→會(huì)議主持人批準(zhǔn)→行政人力資源部存。
3、公司內(nèi)部行文，各項(xiàng)規(guī)章制度掃領(lǐng)導(dǎo)批復(fù)分別屬、機(jī)密、秘密范圍；相對(duì)于通知、通報(bào)、通告、決議、決定等無須全員查閱但當(dāng)下一段時(shí)間內(nèi)比較重要的，應(yīng)以紅頭文件的形式；
4、對(duì)于公司出臺(tái)的各項(xiàng)制度、通知、決定等，公司行政人力資源部對(duì)生效公文（加蓋公章）進(jìn)行簽字留存；
5、公文作廢時(shí)，需向總經(jīng)理進(jìn)行申報(bào)請(qǐng)示，獲批后，進(jìn)行統(tǒng)一整理銷毀；
八、其他注意事項(xiàng)
1、所擬稿件的密級(jí)等級(jí)，應(yīng)先通報(bào)總經(jīng)理進(jìn)行初步定級(jí)；
2、公文在討論期間需要打印時(shí)，均應(yīng)先用已單面使用過的廢棄紙張，包括呈送公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的紙質(zhì)文件。
附1部門文件格式：
1、銷售管理文件：KX-XS-001
2、客服管理文件：KX-KF-001
3、技術(shù)管理文件：KX-JS-001
4、物流管理文件：KX-WL-001
5、財(cái)務(wù)管理文件：KX-CW-001
6、行政人力資源管理文件：KX-XR-001
7、電子商務(wù)管理文件：KX-DS-001
附2行文流轉(zhuǎn)表格：
1、發(fā)文登記表
2、收文登記表
3、文件簽閱表
4、文件銷毀審批表
5、文件格式
發(fā)文登記表
收文登記表
文件銷毀審批表
文件格式：
關(guān)于××××的請(qǐng)示/報(bào)告
正文
妥否，請(qǐng)批示。
年月日主送：抄送：
北京中農(nóng)可信公司文件
xxxx字【２０xx】xx號(hào)密級(jí)：簽發(fā)：
關(guān)于xxxxx的通知/決定
正文
公司年月日
主題詞：抄送：
會(huì)議紀(jì)要
會(huì)議時(shí)間：年月日會(huì)議地點(diǎn)：會(huì)議主持：會(huì)議記錄：與會(huì)人員：會(huì)議主題：內(nèi)容簡要：
會(huì)議主持人簽字：
公司標(biāo)準(zhǔn)行文規(guī)定2
制度名稱（宋體小二、加粗，單倍行距，段前0.5行，段后0行）
（空一行，行距：固定值10磅）
1.一般規(guī)定（章：黑體小四、加粗，序號(hào)與標(biāo)題間空二字節(jié)間距）
1.1本規(guī)定制定的依據(jù)。（節(jié)：1.1、1.2、1.3.。）
頁面設(shè)置為A4縱向，上邊距2.4cm，下邊距2.3cm，左邊距2.8cm，右邊距2.5cm。
正文、段落。正文、段落中的中文字體使用小四號(hào)宋體，數(shù)字及西文為小四號(hào)Times New Roman字體，英文詞組第一個(gè)字母需大寫。每段落兩端對(duì)齊，固定行距22磅，段前、段后0行，縮進(jìn)左、右0字符。 1.2本規(guī)定適用范圍。（所有標(biāo)題采用黑體小四、加粗）
1.3本規(guī)定解釋和修改部門。注：
1.（“注：”與“1.”間空一字符，中文宋體和阿拉伯?dāng)?shù)字Times NewRoman三號(hào)加粗字體）
注：1.對(duì)附注內(nèi)容進(jìn)行說明時(shí)，應(yīng)在進(jìn)行標(biāo)識(shí)的段落結(jié)束后或圖表下方進(jìn)行說明描述。（中文小五號(hào)仿宋GB2312和西文采用小五號(hào)數(shù)字Times New Roman字體）
1.4本規(guī)定所涉及的關(guān)鍵術(shù)語解釋。
1.5必要的原則和概括性描述。
2.具體事項(xiàng)
2.1制度管理內(nèi)容涉及相關(guān)部門和單位的職責(zé)分工。
2.2管理相對(duì)人的權(quán)利、義務(wù)。
2.3管理的'具體要求。
2.4管理流程（應(yīng)按實(shí)際操作業(yè)務(wù)流程的邏輯順序進(jìn)行描述，可以完全流程化的配套建立流程，不能完全流程化的要表述清楚）。
2.5獎(jiǎng)懲考核。
2.5.1條：使用阿拉伯?dāng)?shù)字對(duì)條編序。如：2.5.1、2.5.2.。
2.5.2同一條文中有兩個(gè)以上（含兩個(gè)）的條文時(shí)，才可細(xì)分序號(hào)。
2.5.3條一般不列標(biāo)題，序號(hào)后為正文內(nèi)容，但有無標(biāo)題要求全文應(yīng)進(jìn)行統(tǒng)
a)列項(xiàng)
b)列項(xiàng)可以在章、節(jié)、條、款內(nèi)獨(dú)立使用
c)圖表：
（圖）表1標(biāo)題（序號(hào)與標(biāo)題間空一字符，四號(hào)宋體及Times NewRoman字體，加粗居中）
當(dāng)圖表需要轉(zhuǎn)頁接排時(shí)，設(shè)置格式為“允許跨頁斷行”“在各頁頂端以標(biāo)題行形式重復(fù)出現(xiàn)”
3.附則
作為每項(xiàng)管理制度正文的最后一章，以段的形式表述，不設(shè)立序號(hào)。
在制度條文結(jié)束后加一條粗實(shí)線，作為終結(jié)線，置于正文結(jié)束后、附件前，與正文間空一行。居中，粗細(xì)1.5磅，長度4cm。
附件（XX.XX.XX）(編號(hào)方法：如此附件為規(guī)章制度名錄中一、規(guī)章計(jì)劃下1.統(tǒng)計(jì)管理制度文中第一個(gè)附件，則編號(hào)為：01.01.01，以此類推)
附件標(biāo)題（居中，小四號(hào)仿宋GB2312字體西文使用小四號(hào)Times New Roman字體）
附件內(nèi)容中文均使用小四號(hào)仿宋GB2312字體，西文使用小四號(hào)Times New Roman字體，固定行距22磅，標(biāo)題行可加粗。附錄
附錄部分使用中文小四號(hào)仿宋GB2312字體及西文小四號(hào)Times New Roman字體，其它內(nèi)容采用與制度正文一致的頁面、版式規(guī)范。
公司標(biāo)準(zhǔn)行文規(guī)定3
一、目的
為規(guī)范公司文件編制、確保公文處理的標(biāo)準(zhǔn)化，特制定本規(guī)定。
二、范圍
本規(guī)定適用于公司對(duì)內(nèi)、對(duì)外公文的管理。
三、職責(zé)
1、公司行政人力資源部負(fù)責(zé)公司公文歸口的管理部門，為內(nèi)部行業(yè)的統(tǒng)一編號(hào)及內(nèi)外公文的統(tǒng)一歸檔；
2、各部門領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)本部門的公文擬稿；
3、各部門主管領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)對(duì)本部門對(duì)內(nèi)、對(duì)外行文的審核；
4、總經(jīng)理負(fù)責(zé)公司對(duì)內(nèi)、對(duì)外行文的.簽批。
四、發(fā)文分類
公司內(nèi)部發(fā)文為各項(xiàng)規(guī)章制度、公務(wù)文書、事務(wù)性文件。各項(xiàng)規(guī)章制度：公司在管理中依照?qǐng)?zhí)行的各項(xiàng)制度（規(guī)定/辦法/準(zhǔn)則/政策/措施）等；
公務(wù)文書：請(qǐng)示（申請(qǐng)）、報(bào)告、通知、通報(bào)、通告、決議、決定、函、會(huì)議紀(jì)要等；事務(wù)性文件：說明、各類統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。公司外部文件為接到的信函、公文、傳真等。
1、規(guī)定/辦法/準(zhǔn)則/政策/措施：對(duì)特定范圍內(nèi)的工作和事務(wù)制定具有約束力的行為規(guī)范、規(guī)章制度；
2、請(qǐng)示（申請(qǐng)）：用于下級(jí)向上級(jí)或政府部門請(qǐng)求批示、批準(zhǔn)、批的事項(xiàng)；
3、報(bào)告：向上級(jí)匯報(bào)工作、反映情況、提出意見或建議，答復(fù)上級(jí)的詢問；
4、通知：傳達(dá)公司指示、要求，告知各部門辦理中需要的事情；
5、通報(bào)：公司認(rèn)定的，表彰先進(jìn)、好人好事、或批評(píng)錯(cuò)誤、或傳達(dá)情況；
6、通告：公開發(fā)布、全體員工應(yīng)當(dāng)遵守或周知的事項(xiàng)；
7、決議：經(jīng)過會(huì)議討論通過，要求貫徹執(zhí)行的事項(xiàng)；
8、決定：對(duì)重要事項(xiàng)或重大行動(dòng)做出安排，對(duì)有關(guān)部門及人員的獎(jiǎng)懲，組織變更或人事任免等；
9、函：于對(duì)外溝通，用于對(duì)外溝通、和外部業(yè)務(wù)單位相互商洽，聯(lián)系工作的，或稱公函（可不受行文規(guī)定擬定）；
10、會(huì)議紀(jì)要：用于各類會(huì)議的記錄、整理與總結(jié)；
11、說明、表格：用于日常事務(wù)工作，由撰寫部門領(lǐng)導(dǎo)決定是否受行文進(jìn)行制定；
五、發(fā)文格式
1、公司統(tǒng)一文字排版上下邊距為2。2cm，左右邊距為2。0cm，表格排版上下左右邊距為2cm；
2、文字版頭標(biāo)題為二號(hào)、宋體加黑、居中，正文為小四、宋體；格版標(biāo)題為二號(hào)、宋體加黑，表內(nèi)文字為五號(hào)、宋體；
3、文字行距1。5倍行距；段落設(shè)置一般為首行縮進(jìn)2個(gè)字符；
4、文本中所有的符號(hào)、數(shù)字、英文均選用Times New Roman體；
5、頁眉頁腳：對(duì)內(nèi)行文頁眉靠左“云南超彥汽車貿(mào)易有限公司”
靠右“XXX管理文件CY—XX—001（編號(hào)格式見本規(guī)定附錄）”；頁腳格式均為“第X頁，共X頁”，頁眉、頁腳均使用宋體小五號(hào)字，不加粗、帶格式線；對(duì)外行文頁眉靠右“云南超彥汽車貿(mào)易有限公司”；頁腳同對(duì)內(nèi)行文；
6、落款為4號(hào)、宋體、加黑，發(fā)文單位寫在公文下面偏右，寫全稱；發(fā)文日期在發(fā)文單位下面向右錯(cuò)開，寫全年月日，日期為發(fā)文公布日為準(zhǔn)；
7、發(fā)文中有附件，應(yīng)在正文后、落款前，注明附件數(shù)及附件名稱；
六、行文要素要求
1、標(biāo)準(zhǔn)發(fā)文即為紅頭文件的形式，除第五條的各項(xiàng)外，包括發(fā)文部門、秘密等級(jí)、緊急程度、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人、主送部門、抄送部門、主題詞。其中：文件按密級(jí)分為一般文件、密件、機(jī)密文件、極機(jī)密文件與絕對(duì)文件共五級(jí)，具體劃分（詳見附件3）；涉及公司保密的文件應(yīng)當(dāng)標(biāo)明密級(jí)，其中密件、機(jī)密文件、極機(jī)密文件與絕對(duì)文件還應(yīng)當(dāng)標(biāo)明份數(shù)、序號(hào)。對(duì)于公司保密文件的執(zhí)行屬于保密協(xié)議中的一項(xiàng)要求，公司人員嚴(yán)格遵守保密協(xié)議中提及的各項(xiàng)；文件按緊急程度分為：“急件”、“一般”；急件需立即辦理；一般文件可根據(jù)崗位工作進(jìn)展調(diào)整辦理時(shí)間；發(fā)文字號(hào)以公司關(guān)鍵字縮寫、年份、發(fā)文序號(hào)組合在一起：超彥[20xx]XX號(hào)（字體：宋體；字號(hào)：5號(hào)，其他符號(hào)用Times New Roman體5號(hào)）各部門發(fā)布公文時(shí)，應(yīng)向行政人力資源部申請(qǐng)文件編號(hào)；
2、主送、抄送部門，屬上級(jí)的列入主送，平級(jí)或下級(jí)列入抄送；
3、所有發(fā)布文件，除封皮隱藏頁碼外，其他頁數(shù)一律設(shè)置頁碼，頁碼設(shè)置在每頁的右側(cè)。
七、發(fā)文管理
1、發(fā)文按照編制→審核→批準(zhǔn)→發(fā)放→學(xué)習(xí)與執(zhí)行→作廢的程序進(jìn)行管理。↓保管
2、文件編制、審核、批準(zhǔn)流程：制度→所屬部門領(lǐng)導(dǎo)編寫→主管領(lǐng)導(dǎo)審核→總經(jīng)理批準(zhǔn)→行政人事部發(fā)布；通知、通報(bào)、通告、決議、決定→行政人力資源部編制→主管領(lǐng)導(dǎo)審批→行政人事部發(fā)放；會(huì)議紀(jì)要→會(huì)議紀(jì)要員編制→會(huì)議主持人批準(zhǔn)→行政人事部留存。
3、公司內(nèi)部行文，各項(xiàng)規(guī)章制度歸屬于領(lǐng)導(dǎo)批復(fù)分別屬密件、機(jī)密文件、極機(jī)密文件與絕對(duì)文件范圍；相對(duì)于通知、通報(bào)、通告、決議、決定等無須全員查閱但當(dāng)下一段時(shí)間內(nèi)比較重要的，應(yīng)以紅頭文件的形式；
4、對(duì)于公司出臺(tái)的各項(xiàng)制度、通知、決定等，公司行政人事部對(duì)生效公文（加蓋公章）進(jìn)行簽字留存；
5、公文作廢時(shí)，需向總經(jīng)理進(jìn)行申報(bào)請(qǐng)示，獲批后，進(jìn)行統(tǒng)一整理銷毀。
八、其他注意事項(xiàng)
1、所擬稿件的密級(jí)等級(jí)，應(yīng)先通報(bào)總經(jīng)理進(jìn)行初步定級(jí)；
2、公文在討論期間需要打印時(shí)，均應(yīng)先使用單面使用過的廢棄紙張，包括呈送公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的紙質(zhì)文件。
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