公司郵箱使用細(xì)則
公司郵箱使用細(xì)則1
一、目的
為加強(qiáng)對(duì)公司統(tǒng)一配備郵箱的管理，規(guī)范郵箱的日常使用，保證郵箱系統(tǒng)的正常運(yùn)行，特制定本規(guī)定。
二、使用要求
1、所有員工一旦成為公司郵箱的合法用戶，必須嚴(yán)格遵守以下規(guī)定：
⑴ 用戶必須遵守《計(jì)算機(jī)信息網(wǎng)絡(luò)國(guó)際互聯(lián)網(wǎng)安全保護(hù)管理辦法》、《中華人民共和國(guó)計(jì)算機(jī)信息網(wǎng)絡(luò)國(guó)際聯(lián)網(wǎng)管理暫行規(guī)定》、《中華人民共和國(guó)計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)安全保護(hù)條例》、《中華人民共和國(guó)電信條例》、《全國(guó)人大會(huì)關(guān)于維護(hù)互聯(lián)網(wǎng)安全的決定》、《互聯(lián)網(wǎng)信息服務(wù)管理辦法》、《互聯(lián)網(wǎng)電子公告服務(wù)管理規(guī)定》和國(guó)家其他有關(guān)法律、法規(guī)、行政規(guī)章。
⑵ 用戶不得制作、復(fù)制、發(fā)布、傳播任何法律禁止的有害信息。
⑶ 用戶不得自己或允許他人利用公司的郵件服務(wù)散布大量不受歡迎或未經(jīng)請(qǐng)求的.電子郵件、廣告等，也不得散發(fā)包含反動(dòng)、色情或違反國(guó)家法律規(guī)定的有害信息的電子郵件和信息。
⑷ 違反以上規(guī)定，給公司和公司員工造成損失的，由該用戶承擔(dān)全部責(zé)任，部門負(fù)責(zé)人承擔(dān)連帶責(zé)任。
2、公司郵件服務(wù)器將開啟垃圾郵件過濾功能，為了不避免發(fā)生郵件被劫持為垃圾郵件，需注意一下幾個(gè)事項(xiàng)：
⑴ 外發(fā)郵件必須填寫郵件主題，不得以空白主題發(fā)送郵件。
(2) 郵件附件應(yīng)采用壓縮包形式。
(3) 郵件正文中盡量避免出現(xiàn)網(wǎng)頁(yè)地址鏈接內(nèi)容，容易被識(shí)別為垃圾郵件。
(4) 對(duì)一些論壇或者門戶網(wǎng)站注冊(cè)用戶涉及到需要郵箱認(rèn)證的，填寫其他私人郵箱，禁止使用公司郵件注冊(cè)(容易被垃圾郵件攻擊)。
3、公司郵箱僅限本人使用，禁止將公司郵箱以各種形式轉(zhuǎn)讓給他人。公司郵箱的賬號(hào)和相應(yīng)的密碼，由用戶自行負(fù)責(zé)保管。
三、郵箱管理
1、企劃部負(fù)責(zé)管理公司員工的郵箱帳號(hào)、空間等工作，并保證電子郵件系統(tǒng)的正常運(yùn)行(不可抗拒因素除外)。各部門若有新進(jìn)或離職員工，請(qǐng)及時(shí)將名單書面呈報(bào)企劃部(部門負(fù)責(zé)人簽字)以便企劃部及時(shí)分配郵箱帳號(hào)。
2、企劃部為了合理使用郵件服務(wù)器空間，將于每半年對(duì)郵件進(jìn)行清理，請(qǐng)大家及時(shí)對(duì)郵件進(jìn)行備份，以免不必要的損失(foxmail或outlook上的郵件沒有影響)。
3、企劃室部責(zé)監(jiān)督各郵箱帳號(hào)的規(guī)范使用情況，一旦違反上述規(guī)定的，將視情節(jié)輕重給予20～100元的罰款，屢犯者將加重處罰。
公司郵箱使用細(xì)則2
為使公司的制度及管理流程更加規(guī)范，中通石油集團(tuán)有限公司的郵箱使用做如下規(guī)定：
1、 公司為每一位員工配備企業(yè)郵箱。
1) 默認(rèn)安裝設(shè)置郵箱客戶端為：
2) 用戶名為：(如“王雪華”他的郵箱名稱為)用戶名嚴(yán)禁改動(dòng)與調(diào)換。
3) 郵箱密碼修改：第一時(shí)間登陸郵箱網(wǎng)頁(yè)地址
4) 郵箱賬戶屬性中個(gè)人信息為：本人真實(shí)全名。如：王雪華
5) 默認(rèn)信紙規(guī)范如下：
姓名(10號(hào)字體 加粗 黑色)
職務(wù) 手機(jī)號(hào)(10號(hào)字體 加粗 黑色)
XXX有限公司(10號(hào)字體 加粗 黑色)
XXX平臺(tái)網(wǎng)址：(10號(hào)字體 加粗 黑色)
地址 郵編(10號(hào)字體 加粗 黑色)
2、申請(qǐng)人員管理
建立企業(yè)郵箱的目的主要是方便外崗人員進(jìn)行對(duì)內(nèi)聯(lián)系，為合理有效的`使用郵箱經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)決定，符合一下要求的人員才有資格申請(qǐng)企業(yè)郵箱賬號(hào)：
(1) 總公司所有人員，分公司、廠里副經(jīng)理以上干部;
(2) 各分(支)營(yíng)銷、項(xiàng)目經(jīng)理;
(3) 財(cái)務(wù)、統(tǒng)計(jì)與客戶對(duì)賬崗位人員;
3、申請(qǐng)流程
申請(qǐng)開通企業(yè)郵箱的人員，先提交相關(guān)申請(qǐng)給本部門相關(guān)人員進(jìn)行審核和記錄備案，經(jīng)公司總經(jīng)理審 批同意后有行政部門創(chuàng)建郵箱賬號(hào)。
4、 各類、各級(jí)任何請(qǐng)示、回復(fù)、傳達(dá)、公務(wù)督辦等一切工作溝通與協(xié)調(diào)必須通過企業(yè)郵箱傳達(dá)完成，否則不予辦理。
5、 各類、各級(jí)的溝通與協(xié)調(diào)應(yīng)通過企業(yè)郵箱根據(jù)崗位職責(zé)與處理權(quán)限逐層、逐級(jí)請(qǐng)示、回復(fù)完成，如屬特重大事項(xiàng)可直接越級(jí)請(qǐng)示完成。對(duì)于批示、回復(fù)等重要性郵件必須至少保存20個(gè)工作日，離職人員不得刪除離職前最近三個(gè)月內(nèi)的所有工作文件。
6、 各級(jí)、各層收到郵件后，主接收人必須立即予以回復(fù)或轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)，嚴(yán)禁拖沓、推諉、延遲，否則將以查詢郵件收發(fā)時(shí)間采用倒推方式對(duì)責(zé)任人進(jìn)行嚴(yán)厲處罰。
7、 為保證郵箱的使用與容量效率，每天在崗時(shí)間內(nèi)必須開啟郵件軟件，并設(shè)置成每五分鐘自動(dòng)收取，有新郵件要及時(shí)查看，因收取不及時(shí)造成容量限制及影響工作進(jìn)度、效率者予以工作瀆職的嚴(yán)厲處罰。
8、 不得在郵件系統(tǒng)內(nèi)設(shè)置除公司郵箱外的個(gè)人郵件收發(fā)。
9、 郵箱的使用與管理由人事部門負(fù)責(zé)。
公司郵箱使用細(xì)則3
為了規(guī)范公司發(fā)送郵件的格式統(tǒng)一、文件名命名標(biāo)準(zhǔn)化，進(jìn)一步健全和完善內(nèi)部管理體系，使公司的各項(xiàng)管理更加科學(xué)化，制度執(zhí)行更加規(guī)范化，特修訂本規(guī)定。
一、電子郵箱地址：
統(tǒng)一使用公司開通的企業(yè)郵箱，企業(yè)郵箱域名為：（即為郵箱后綴），郵箱用戶名為個(gè)人姓的全拼名的首字母組合。單個(gè)名字的為姓名的全拼（若有不清楚個(gè)人公司郵箱的請(qǐng)參考公司通訊錄或咨詢公司前臺(tái)）。
例：（周凱郵箱）
（姜言言郵箱）
二、電子郵箱管理及使用方法：
1、郵箱管理：行政部前臺(tái)工作人員負(fù)責(zé)開通和管理員工個(gè)人電子郵箱，并對(duì)新進(jìn)員工或不會(huì)使用企業(yè)郵箱的員工進(jìn)行初步培訓(xùn)。
2、開通：企業(yè)郵箱開通后，使用者可登錄郵箱網(wǎng)絡(luò)地址頁(yè)面，輸入個(gè)人用戶名與個(gè)人密碼登錄郵箱，并在第一時(shí)間更改初始密碼，以保郵件的安全性。郵件客戶端管理：公司統(tǒng)一使用FOXMAIL郵件客戶端對(duì)郵件進(jìn)行管理，同時(shí)使用統(tǒng)一個(gè)人簽名。個(gè)人簽名使用如下：打開FOXMAIL→點(diǎn)擊工具按鈕→進(jìn)入賬號(hào)管理→點(diǎn)擊簽名→編輯姓名→編輯內(nèi)容：（電話、傳真、手機(jī)、郵箱、公司網(wǎng)址、地址、公司logo標(biāo)志）→在新郵件、新郵件/轉(zhuǎn)發(fā)中點(diǎn)擊新簽名→點(diǎn)擊確定保存。
3、郵件檢查：公司全員上班之后第一件事為打開企業(yè)郵箱檢查郵件，在外出差的`同事對(duì)郵箱設(shè)置"郵件到達(dá)短信提醒功能"，以便及時(shí)處理公務(wù)。
4、郵件撰寫
（1）稱呼。可以稱呼對(duì)方姓名及身份，注意如果發(fā)給多人的話，有時(shí)還要注意
一個(gè)順序問題。
（2）確保無錯(cuò)別字，表述準(zhǔn)確，盡量避免有歧義的詞語。表述有條理。需要談多件事情時(shí)，用1、2、3、等標(biāo)識(shí)。合理使用大寫，加粗等功能，以突出重點(diǎn)。使用結(jié)束語。如：有任何問題請(qǐng)隨時(shí)聯(lián)系我；或顯示誠(chéng)懇和感謝，如：此致敬禮。
5、郵件發(fā)送
收件人：
是你希望直接看到這封郵件或給出回應(yīng)的聯(lián)系人。
抄送：
一般是事件相關(guān)聯(lián)系人。
密件抄送：
如果一封郵件抄送給5人，而密送給2人，那么密送的兩個(gè)人就知道你還同時(shí)抄送了另5人，但抄送的5人卻不知道你密送了其他人。同時(shí)，密送的2個(gè)人之間也看不到對(duì)方的信息。
6、郵件回復(fù)
（1）所有郵件應(yīng)在郵件發(fā)送后24小時(shí)內(nèi)進(jìn)行回復(fù)。
（2）不要隨便點(diǎn)擊全部回復(fù)。
（3）轉(zhuǎn)發(fā)或答復(fù)郵件時(shí)，再次核對(duì)郵件主題，有必要時(shí)重新設(shè)計(jì)主題，使其更準(zhǔn)確表達(dá)你的意思，避免看到這樣的主題：轉(zhuǎn)發(fā)：轉(zhuǎn)發(fā)：轉(zhuǎn)發(fā)：轉(zhuǎn)發(fā)
（4）指正別人錯(cuò)誤時(shí)，盡量以電話或單獨(dú)回信建議，應(yīng)避免使用群組信件功能。
（5）對(duì)于事件不熟悉或者事件尚處于待確認(rèn)階段，也應(yīng)避免使用群組信件。
7、附件
（1）公司內(nèi)部提交文件，一律使用企業(yè)郵箱，以附件形式提交，最大不要超過5M。
（2）發(fā)送郵件前務(wù)必檢查是否已添加附件，以防漏發(fā)。
三、提交郵件文件名命名（見共震文件名使用管理規(guī)定）
四、企業(yè)郵箱使用范圍：
1、對(duì)內(nèi)使用：共震科技所有在職員工，提交文件一律通過企業(yè)郵箱寫郵件（除特別指定的郵件外）。
2、對(duì)外使用：凡涉及到公司正常業(yè)務(wù)往來的，一律使用個(gè)人的企業(yè)郵箱。凡涉及的業(yè)務(wù)屬于非常規(guī)的業(yè)務(wù)，一律使用公司的公共郵箱，由行政部指定負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)處理。（郵箱帳號(hào)：）
五、不按規(guī)定使用的處理辦法：
1、郵件提交
·未通過公司郵箱
·未按要求格式
2、郵件未回復(fù)
處理方法：未按照以上兩點(diǎn)發(fā)送文件，所發(fā)郵件內(nèi)容以無效處理。
六、注意
1、雖然電子郵件是基本，快速的溝通工具，但是請(qǐng)不要忽略最良好的溝通方式：面對(duì)面的交流。
2、對(duì)于非常緊急重要的事情，可以先發(fā)送電子郵件提醒對(duì)方注意，但必要的電話及當(dāng)面溝通可以有效的加速事件進(jìn)展。
3、對(duì)于文字表達(dá)不清的事情，請(qǐng)直接用電話或當(dāng)面溝通，避免郵件重復(fù)來回耽誤時(shí)間，降低效率。
辦公室
20xx年4月2日
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