外貿(mào)書信撰寫的注意事項
外貿(mào)商業(yè)書信的內(nèi)容常常是一種業(yè)務(wù)安排、一項協(xié)議或者一個合同，因此，必須謹慎撰寫。在撰寫商業(yè)書信時，需要注意以下事項：
1．完整信的內(nèi)容應(yīng)力求“完整”，即包括寫信人希望收信人作出積極反應(yīng)的一切情況及問題，或是回答來信所提出的全部問題或要求。重要的信更加注意“完整”，例如接受對方的報盤時，最好把條件全部說清楚或具體說明所接受的報盤的根據(jù)是什么（如報價單，信件等等），因為這種信實際上已是成交合同，此信發(fā)出后，對方一收到，即對雙方都具有約束力，如果不“完整”，有可能引起不必要的糾紛。
2. 具體信要寫得生動、具體和明確。特別是要求對方作出明確反應(yīng)的信，或是答復(fù)對方提出的要求或問題的信，或是報盤、承諾等等，該具體時就要具體，避免模糊、籠統(tǒng)和抽象。
不過，并不是所有的商業(yè)書信都要求“具體”，在某些特定的情況下，不但允許一般化，而且籠統(tǒng)一些反而更好。有時，由于沒有確實的事實或數(shù)字，就不可能做到具體。有時，雖然有確實的事實或數(shù)字，但是為了“外交”和“策略”的需要，也可以避免太具體。有時，為了有意識地讓對方發(fā)表或形成他的意見，或者這些具體事實或數(shù)字說不說都無關(guān)緊要，也可以不必具體。總之，該具體的就要具體，不該具體時就籠統(tǒng)一些，視需要而定。
3. 清楚信要寫得清清楚楚、明明白白，毫無艱澀難懂之處，使受信人看了信后不會誤解寫信人所要表達的意思。
4. 簡潔信要寫得簡潔，要長話短說，避免羅嗦，避免不必要的重復(fù)，用盡可能少的文字“完整”、“清楚”而又有“禮貌”地表達需要表達的意思。但是，如果一味省字，忽略了“完整”、“清楚”和“禮貌”，不顧英語語法，就不是“簡潔”而是使人感到“粗魯”和“突然”了。
5. 禮貌寫信要有理有節(jié)注意禮貌，不要盛氣凌人，避免“命令”和粗魯。我們的外貿(mào)書信要體現(xiàn)我國的對外貿(mào)易政策，要有社會主義的新風(fēng)格，做到不卑不亢、得體脫俗，既尊重國際貿(mào)易的習(xí)慣，又維護本國利益，借以通過書信往來，發(fā)展與各國人民的友好關(guān)系，發(fā)展與各國的貿(mào)易。
當(dāng)你寫信向?qū)Ψ教岢鰡栴}、要求等等時，問題希望對方能及時答復(fù)。同樣，客戶給你寫信時，也希望你及時答復(fù)。因此，需要回復(fù)的信件都應(yīng)迅速處理、答復(fù)，讓你的客戶苦候回音是很不禮貌的。
6. 體諒所謂“體諒”，就是要顧及對方的要求、愿望、感情等等，著重“正面的”“肯定地”談問題，盡量避免“否定地”談問題。
7. 正確商業(yè)書信必須寫得正確，因為它牽涉到買賣雙方的權(quán)利、義務(wù)和利害關(guān)系等等，是各種商業(yè)單據(jù)（如合同等）的根據(jù)。
正確不僅僅是指英語語法、標點符號、拼寫等正確。商業(yè)書信的內(nèi)容要敘述得正確，既不要說得不夠，更不要說得過頭。說過頭往往造成被動。搞外貿(mào)工作離不開數(shù)字。對商業(yè)書信中的數(shù)字的正確性要特別加以注意，有時“失之毫厘，差之千里”。商業(yè)書信中常常離不開商業(yè)術(shù)語。一般常用的商業(yè)術(shù)語用字簡潔，意義明確。使用得當(dāng)，工作進行得順利：使用不正確，就會引起混亂、誤解，甚至產(chǎn)生不必要的糾紛。因此，必須正確理解和運用商業(yè)術(shù)語。
從上可見，要定好商業(yè)書信，撰稿人必須具有較高的政策水平，精通英語，通曉貿(mào)易理論和實務(wù)，通曉術(shù)語，具有心理學(xué)知識，并有熟練的做業(yè)務(wù)的藝術(shù)。
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