淺談生產(chǎn)材料采購管理的問題與改進措施論文
設(shè)施養(yǎng)護與工程施工中的材料采購是整個生產(chǎn)管理的重要環(huán)節(jié), 公司目前每年的生產(chǎn)產(chǎn)值達2 億元左右，每年的材料采購金額在2 000 萬元以上。在全面預算管理下，實現(xiàn)保障生產(chǎn)、完成預算材料成本目標、合理地完成生產(chǎn)材料采購，是現(xiàn)階段每個材料采購與管理人員應認真思索的重要問題。本文結(jié)合筆者自身經(jīng)驗，略談幾點看法，以求拋磚引玉，共同提高材料管理水平。
1 材料采購管理的現(xiàn)狀
1.1 生產(chǎn)材料采購
公司材料采購的方式通常分為兩種基本模式。一種是由各項目部自行采購供應(主要是養(yǎng)護、機電材料和施工材料)，最后由材料設(shè)備部確認，這種模式在設(shè)施養(yǎng)護項目成立初就形成，因歷史因素而沿用至今;另一種是項目部請購，材料設(shè)備部采購。目前前者采購的材料金額約2/3，也就是說公司采購模式是以分散采購的方式為主，統(tǒng)一采購為輔。從大多數(shù)企業(yè)的管理實踐證明，兩種采購模式并存有著許多弊端：不利于公司的全面預算管理控制;不利于公司全面質(zhì)量管理控制;采購機構(gòu)重復設(shè)置;采購成本高;材料質(zhì)量不易把握控制。
1.2 供應商的選擇
除了特種專用材料選擇直接供應商外，公司目前材料采購基本選擇四級、五級供應商。四級、五級供應商的優(yōu)點是供貨響應速度較快，但由于中間流通環(huán)節(jié)多，產(chǎn)品價格相應就會高，產(chǎn)品質(zhì)量追溯就會出現(xiàn)麻煩和弊端，材料成本就會增加，從而增加了生產(chǎn)成本。
2 材料采購管理的改進措施
材料管理是公司企業(yè)管理和預算管理的重要組成部分，生產(chǎn)材料的采購管理是材料管理的重中之重。運用合適的采購模式是提高采購效率的有效方式。
2.1 健全組織機構(gòu)，實行專業(yè)化管理
為實現(xiàn)材料統(tǒng)一管理，應設(shè)置管理機構(gòu)或安排專人負責材料采購工作，分級分類負責，并實行定編、定崗、定人、定職責，人員各司其職、各負其責，使材料采購管理部門真正成為專業(yè)技術(shù)精良、互動良性、整體優(yōu)化的企業(yè)職能部門。
2.2 實行材料的集中采購管理模式
所謂集中采購就是將材料采購統(tǒng)一歸入職能部門管理，實行統(tǒng)一采購、統(tǒng)一管理，按照“擇優(yōu)、擇廉、擇近”的原則采購。
2015 年下半年對公司燃油采購模式進行了改進，采用主副卡模式，用一張主卡管理多張副卡，副卡的使用情況，在主卡上實時反映。公司原來采用項目部加油卡單獨充值(采購)使用，無法及時了解和控制用油情況和卡內(nèi)資金支出情況，并且資金積壓嚴重。實踐證明，統(tǒng)一主副卡管理后，每月充值(采購)金額明顯減少，項目部設(shè)備油耗控制水平也有所提高。
從燃油采購管理模式改進的初步實踐證明，集中采購方式具有分散采購方式不可比擬的優(yōu)勢。
2.2.1 有利于精簡機構(gòu)，充分利用人力資源
實行集中采購，將分散在各項目部的采購職能合并，為項目部減負，使項目部有更多的精力花在提高材料的使用管理上。同時，組建專業(yè)水平高、整體素質(zhì)好的采購隊伍，將材料采購、供應與管理集于一體，以提高工作效率和降低采購成本。
2.2.2 有利于提高經(jīng)濟效益，控制材料預算
(1)可以依據(jù)公司全面預算管理中材料預算需求，集中全公司主要材料需求量和資金，依托公司的信譽和實力，通過大批量向材料供應商購買材料，獲得價格上的優(yōu)惠，進而降低材料成本，達到材料預算的控制目標。
(2)采購部門站在公司全局角度，從整體利益出發(fā)，按輕重緩急、有所側(cè)重地組織采購供應，既能保證重點，又能兼顧一般，使有限的資金得到充分利用，以便保證公司養(yǎng)護生產(chǎn)順利進行。
(3)由于公司每年有數(shù)千萬元的養(yǎng)護和維修施工用材料，占用資金的數(shù)量很大，因此必須盡可能減少不必要的投入，加速資金的周轉(zhuǎn)。集中采購可使公司的周轉(zhuǎn)材料得到統(tǒng)籌安排，平衡調(diào)度，充分利用，既能滿足養(yǎng)護與施工生產(chǎn)的需求，又能減少資金的占用。
2.2.3 有利于管理制度與監(jiān)督制約機制實施
除了建立統(tǒng)一采購管理制度外，還要建立健全各種規(guī)章制度和切實可行的措施，強化監(jiān)督制約機制，使材料采購工作系統(tǒng)化、規(guī)范化、標準化和透明化。用制度規(guī)范來約束與監(jiān)督，有利于促進材料使用部門與采購供應部門間的合作關(guān)系。
2.2.4 有利于確保材料質(zhì)量和工程質(zhì)量
將公司內(nèi)部材料使用部門與材料采購部門分離，可有效地使材料質(zhì)量得到“雙控”：一是采購部門對采購材料質(zhì)量進行控制;二是使用部門對材料采購管理部門采購的材料有權(quán)過問與詢價及監(jiān)督。這么做能確保材料質(zhì)量，為公司養(yǎng)護管理出精品打下基礎(chǔ)。
2.3 運用全面質(zhì)量管理
在采購質(zhì)量管理的每一個活動中都要事先對質(zhì)量管理目標和實現(xiàn)目標采取的措施有所策劃，當策劃制定后，定期對所開展的活動進行監(jiān)測檢查，通過檢查找出問題和原因并進行處理，最終將經(jīng)驗和教訓制定成標準和制度。實現(xiàn)集中管理，集中控制，確保養(yǎng)護運營的質(zhì)量。
2.4 合理編制材料采購需求計劃和資金計劃
材料的需求計劃一般由項目的人員編制，其主要依據(jù)來源是年度預算與月度養(yǎng)護計劃、工程計劃和方案等。編制好的材料需求計劃是材料采購管理部門確定經(jīng)濟合理的采購量和編制材料采購計劃的主要依據(jù)，材料采購部門按照采購計劃確定訂貨量和供貨進度。
2.4.1 確定經(jīng)濟合理的采購量
經(jīng)濟合理的采購量的總額隨材料數(shù)量、價格等屬性的變化而增減，其主要受訂貨成本、購買成本、儲存成本和缺貨成本4 部分影響。確定經(jīng)濟采購量的目的是使與材料有關(guān)的上述4 項成本總和達到最低;根據(jù)養(yǎng)護項目的一般情況，由于訂貨成本和儲存成本相對較小，重點要考慮購買成本和缺貨成本之和的最小化，最終得出月度的經(jīng)濟采購量。
2.4.2 編制采購與資金計劃
根據(jù)材料的需用計劃和經(jīng)濟采購量的分析結(jié)果，并結(jié)合合同類型編制采購計劃，再按照材料采購計劃編制公司月度資金計劃，提出采購用款申請。
3 供應商管理優(yōu)化
3.1 供應商管理模式的現(xiàn)狀
公司目前的供應商管理模式、供應商的選擇和合作重點放在如何與供應商進行交易的活動上，而不是在供應商的開發(fā)和利用上。因而相互間只有利益關(guān)系，缺乏信任和合作，且大部分是臨時或短暫的合作，長期、可靠、穩(wěn)定的合作者比較少。雖然供應商數(shù)量很多，但真正有實力、質(zhì)量穩(wěn)定供應商卻并不突出。由于供應商管理方法簡單，公司與供應商之間的關(guān)系松散，對所采購物資的價格變化趨勢、質(zhì)量穩(wěn)定情況、供應商的履約能力等信息了解不足，這樣經(jīng)常導致產(chǎn)生弊端。一方面使得價格不易控制，材料質(zhì)量不穩(wěn)定;另一方面交貨時間不夠準時，售后服務難以保證，供應商也不會根據(jù)公司的要求做過多的改進來提高服務質(zhì)量。
3.2 加強對供應商的選擇與管理
近年來隨著公司規(guī)模擴大，每年的材料采購量非常大。在市政養(yǎng)護市場競爭愈趨激烈，預算控制要求越來越高的環(huán)境下，對材料供應商的選擇，應該更注重價格、質(zhì)量、交貨響應速度和售后服務等方面。根據(jù)材料需求量，有的放矢地選擇不同級別的生產(chǎn)商或分銷代理商。例如，品種單一、年度需求量有一定規(guī)模，可以選擇生產(chǎn)商或一級分銷代理商合作，按照年度預算和年度材按照合同中的規(guī)定約束施工人員的行為，從而保障施工現(xiàn)場的安全性，對于工程變更進行細致深入的審核，降低施工設(shè)計變更對工程總投資的影響，在一定程度上控制工程費用支出，從而有利于推動施工企業(yè)經(jīng)濟效益的快速提高。
3.3 施工定額
包括材料定額、勞動定額和設(shè)備定額，也就是說根據(jù)施工流程、工期和造價的要求，在特定條件下完成一定工程量所需要耗費的勞動力、施工材料和機械設(shè)備數(shù)量等。科學合理的施工定額可以指導施工的順利進行，為工程預算定額的編制提供基礎(chǔ)，并促進施工效率和施工進度的提高。
3.4 施工技術(shù)管理措施
相關(guān)技術(shù)管理人員需要在施工前根據(jù)施工現(xiàn)場環(huán)境、施工隊伍的水平和施工圖紙的要求制定相應的技術(shù)規(guī)范，并要求施工人員按照技術(shù)方案的要求進行施工，以確保市政工程的施工質(zhì)量，避免不合格的施工環(huán)節(jié)影響整體的施工進度和施工企業(yè)的經(jīng)濟效益。施工進度的加快對于工程造價的降低也有著重要意義。在施工過程中，不僅要注重新型建筑材料和施工新工藝的運用，還要根據(jù)合同的要求采取有效的設(shè)備管理和材料儲存措施，降低材料運輸造成的損耗，為施工技術(shù)今后的快速發(fā)展奠定良好的基礎(chǔ)。
3.5 動態(tài)管理措施
需要對市政工程造價控制的組織體系進行完善，以工程項目經(jīng)理作為造價控制管理的核心，下屬項目經(jīng)理直接進行項目質(zhì)量、成本、進度等的監(jiān)控，并對具體的造價控制環(huán)節(jié)負責，提高造價控制管理的可靠性。根據(jù)施工環(huán)節(jié)不同要求，適當調(diào)整具體的管理措施，相關(guān)的責任人要定期或不定期地對工程成本進行核查，以便確保工程造價可控。
4結(jié)語
市政工程造價控制管理設(shè)計范圍較廣且工作要求較高，工程相關(guān)管理人員要提高對造價控制的重視程度，建立完善、全方位的市政工程造價控制管理體系，對存在不足的環(huán)節(jié)要采取科學合理的措施加以改進，同時健全造價控制的激勵機制和追責機制，提高工程造價控制管理的實效性。
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